协同办公上线的背后,这些隐藏的问题终究会浮

协同办公上线的背后,这些隐藏的问题终究会浮

时间:2020-03-23 16:44 作者:admin 点击:
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总是走在老路上,未必能到达新地方。

武汉封城一个多月,全国各地自我隔离30多天,封城、封村、封社区...

国内受疫情影响,餐饮、航空、物流、酒店、电影等等遭受重创,有人预估经济损失超过2万亿。

各行各业都遭受到不同程度的经济损失,

但有些行业领域在这次疫情当中脱颖而出,反而受疫情的影响而得到快速的发展机遇。

这个行业领域就是协同办公(OA)

协同办公

至1995年开始,IBM公司收购美国lotus domino软件系统,针对企业组群协作提供解决方案,

到2012年,IBM的这款软件都是其公司的旗舰产品。

诸多企业采用IBM的lotus domino软件来帮助企业实现线上协同、无纸化办公的目标。

至此,随着国内互联网的发展,很多IT企业踏进OA领域,开发软件系统,面向市场。

比如蓝凌、泛微...

起初不管是蓝凌还是泛微的协同办公系统,都是基于PC客户端的应用软件系统,

直到2014年,移动互联网的爆发,各种手机APP相继诞生,基于PC客户端的软件系统的劣势逐渐显现出来。

OA公司发现,传统PC客户端软件,将人局限于某个办公室某个台电脑上,与移动端相比缺少灵活性。

各企业纷纷推出基于移动端的企业服务系统。

协同办公系统不仅能够帮助企业提高工作协同效率,降低成本,同时在系统运营的过程中还能够针对企业的业务流程进行优化重组,使企业更加完善,高效。

在移动互联网时代中,有诸多优秀的软件系统诞生,比如钉钉、企业微信。

钉钉和企业微信与传统IT公司相比,它有着绝对的优势——免费。

传统IT公司从PC端向移动端的转变,是产品迭代优化的结果;而基于移动端的免费OA软件与之不同,它诞生于移动端,并向传统PC端渗透。

在2020年,新型冠状病毒爆发的当下,这些移动办公软件 免费 的优势更加凸显。

企业部署移动办公,隐藏的问题浮出水面

总是走在老路上,未必能到达新地方。

疫情当下,诸多传统企业在寻求变化。疫情让很多企业意识到信息化的重要性,

钉钉、企业微信、飞书、腾讯会议等等软件出现在眼前,免费、高效、协作。

虽然钉钉、企业微信、飞书等这些企业并未公布疫情期间注册用户的相关数据,但我相信用户量一定是爆发式增长。

尽管和钉钉、企业微信一样的移动端系统对全国免费开放,并提供完善的服务体系、线上客服、教程文档等帮助企业部署实施系统,

但是标准化的产品,对于不同的企业而言,实施起来困难重重。

企业上线系统后,企业用户一定会提出问题:

1、感觉在沟通上,用起来还不如微信方便呢!

2、功能挺多,使用频率最高的是视频会议

3、好多人都无法加入不会使用,无法覆盖全公司

4、这些软件虽然免费,但好像部署实施起来没那么容易。

.....

部署成功的先决因素

在疫情期间真正能够部署实施成功的企业却是少数,而能够部署成功的企业一定要具备以下这些条件:

首先,企业部署协同办公系统,是基于一套完善的组织结构和业务流程。

如何将业务语言转化成技术语言,企业需要专业的人做专业的事,将现有组织结构的业务流程转化为技术语言,可部署可配置的电子流程,

同时,基于组织结构,确定义部门职责、岗位名称、定义角色、定义权限....

基于这样的前提,企业才能够成功的部署实施。

其次,制定企业的管理制度

对于传统企业而言,部署OA系统后,曾经的管理制度大部分不再是用于电子化办公方式,

新的办公方式,需要新的管理制度。

如《电子审批管理制度》可以要求员工必须在12小时之内处理当天系统收到的待办事宜,并附上奖惩措施。

还有《OA系统使用管理办法》《系统使用手册》《审批管理制度》《视频会议管理办法》等等

企业的规章制度、管理办法是系统成功运行的前提。

最后,也是最重要,如何使用。

很多企业应用OA系统无法实施部署,很多情况下是因为人的问题。

老牌传统企业,人的阻碍因素最大,占据高层重要位置的领导,有的年龄较大,接受新事物慢,

有的到现在电脑不会用,智能手机也只会用开关机和微信语音聊天;

还有的连智能手机都不用的员工存在。

如何解决这样的问题呢?

上面提到过OA系统的发展过程,与企业实施应用系统密切相关的还有另一个行业——企业管理咨询

上面提到的企业无法成功实施OA系统所遇到的问题,企业管理咨询公司都会帮助解决,

当然需要支付费用,少的十几万,多的上百万。

然而对于应用钉钉、企业微信这样的免费开放式软件的企业,咨询公司有点大材小用了,

所以解决企业员工使用的问题,就需要专业的人为其提供的专业的技术支持和培训方案。

总结: